« Archifiltre », l’outil qui va vous aider à mettre de l’ordre dans vos fichiers numériques !
Vous rêvez de faire du tri dans la masse de données numériques qui encombrent votre disque dur ou votre serveur ? Vous ne savez pas par où commencer ? Ne cherchez plus !
J’ai découvert récemment un outil qui m’a permis de traiter plus de 20 ans d’archives numériques sans avoir le sentiment de m’attaquer à un puits sans fond.
Archifiltre a été développé par une start-up d’État française faisant partie de la Fabrique numérique des ministères sociaux. Il est Open Source, totalement gratuit et téléchargeable ici. Il évolue encore régulièrement.
Archifiltre peut-être utilisé autant dans un contexte personnel que dans un contexte pro, de façon plus ou moins approfondie. En tant que consultante numérique, il me permet par exemple d’analyser l’arborescence fichiers de mes clients pour ensuite leur proposer un plan d’actions et identifier les points les plus urgents à traiter.
Les principaux avantages de cet outil ?
- Une visualisation pondérée de votre arborescence de dossiers selon différents critères (volume, nombre de fichiers ou dates). Vous pouvez ainsi par exemple identifier facilement les dossiers dont la date d’utilité légale est dépassée (et qui peuvent être supprimés) ou cibler les dossiers les plus volumineux à traiter.
- L’identification des redondances à partir de l’empreinte numérique (MD5) de vos fichiers.
- L’analyse des formats de fichiers que vous conservez, ce qui vous permet d’identifier les opérations de conversion les plus urgentes à effectuer.
- La possibilité d’ajouter des tags en fonction des actions à entreprendre.
- La possibilité d’exporter les métadonnées de votre arborescence dans différents formats (csv, mets) afin de pouvoir par exemple les analyser en détail dans un fichier Excel ou les exporter directement dans un Système d’Archivage Électronique (SAE).
- La réalisation d’un audit que vous pouvez ensuite approfondir en fonction de vos besoins.
Et les points à améliorer ?
Les fonctionnalités actuelles de l’outil sont centrées sur la visualisation et l’analyse de l’arborescence. Vous allez donc pouvoir agir sur cette visualisation (modifier les noms des dossiers, déplacer des dossiers, supprimer des fichiers) mais cela n’aura pas d’impact sur l’arborescence elle-même. L’étape suivante sur laquelle travaille actuellement l’équipe d’Archifiltre sera de pouvoir automatiser les modifications directement dans l’arborescence elle-même.
Si Archifiltre simplifiera fortement le tri de vos données numériques, l’outil ne classera pas vos fichiers comme par magie et ne définira pas à votre place l’arborescence qui vous convient le mieux. Pourquoi ? Parce que vous et/ou votre équipe êtes le(s) seul(s) à connaître vos besoins et vos pratiques de travail ! Vous faire accompagner par un professionnel en gestion de l’information peut vous aider à gagner du temps sur cet aspect en particulier.
Et surtout n’oubliez pas : au plus vite vous arrêterez l’hémorragie, au moins vous aurez d’arriéré à devoir gérer ! Avant de vous attaquer à vos archives, pensez donc d’abord à mettre en place des règles de bonne gouvernance pour la gestion actuelle de vos données : arborescence structurée, règles de nommage, stratégie de stockage et d’archivage.
Si vous avez besoin de conseil, n’hésitez pas à me contacter : florence@djunga.re Je peux vous aider à mettre en place un plan d’actions pour optimiser la gestion de vos données.
