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Optimisez

la gestion de vos données
numériques.

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Vous perdez quotidiennement du temps à chercher des fichiers numériques que vous ne trouvez pas ? Il vous arrive de devoir refaire un document que vous avez perdu ? Vous êtes déjà passé à côté d’opportunités commerciales car vous n’avez pas pu accéder assez rapidement à certaines informations essentielles ? Vous perdez régulièrement des clients à cause de votre manque de réactivité ?

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Grâce à des solutions simples et peu coûteuses, Djunga vous aide à repenser l’organisation de vos données numériques (factures, dossiers médicaux, listings clients, documents de travail, rapports annuels, contrats, fichiers multimédias, etc.). Nous analysons avec vous les éléments suivants : plan de classement, nommage des fichiers, cycle de vie des documents, stratégie de stockage et de conservation, gestion des données sensibles (RGPD), partage et sécurisation de vos données.

 

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Analyse de la situation

Cette étape est la plus importante et celle à laquelle il faut accorder le plus d’attention pour pouvoir gagner du temps après. Elle consiste à poser les bonnes questions pour identifier les différents types de données produites par l’organisation (papier et numériques), comprendre comment elles sont utilisées par chacun des membres de l’équipe et quel est leur cycle de vie.

Vous faire accompagner par un professionnel en gestion documentaire et archivage électronique est fondamental pour analyser correctement les besoins et attentes de chacun.

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Définition d’un plan d’actions

Plus tôt vous arrêterez l’hémorragie, moins important sera le flux de données à traiter à posteriori. En d’autres termes, vos efforts doivent d’abord se focaliser sur la mise en œuvre d’un cadre clair et opérationnel qui puisse être appliqué rapidement par votre structure avant de vous attaquer à la masse des données non traitées.

Plus les règles seront simples et en harmonie avec vos pratiques de travail, plus elles seront faciles à mettre en place dans votre quotidien et applicables à long terme. D’où la nécessité que celles-ci soient le résultat d’un processus collectif de réflexion mené avec l’aide d’un spécialiste en gestion de l’information.

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Suivi et accompagnement

Réorganiser ses données numériques implique d’adopter de nouveaux réflexes dans ses pratiques de travail. Même si les règles sont simples et destinées à gagner en efficacité, il ne faut pas minimiser l’impact psychologique que les changements peuvent avoir sur certaines personnes au moment de leur mise en oeuvre.

Assurer un accompagnement des différents acteurs à travers l’organisation de formations et de séances de débriefing permet d’assurer la transition avec plus de sérénité.

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Les bénéfices d’une gestion
optimale de vos données

Augmenter votre productivité et celle de vos collaborateurs tout en leur assurant plus de sérénité au travail.

Générer de nouveaux revenus grâce à des prises de décision rapide.

Satisfaire le client grâce à la qualité et la réactivité du service.

Limiter les risques juridiques, opérationnels et financiers liés à la perte d’information.

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