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15 bonnes pratiques à adopter
pour optimiser la gestion quotidienne
de vos mails !
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Vous vous sentez débordé par les mails non lus qui s’accumulent dans votre boîte de réception ? Il vous arrive régulièrement de passer du temps à chercher des e-mails de collaborateurs perdus dans la masse de vos courriers ? L’espace de stockage de votre boîte mail est régulièrement saturé ? Vous avez le sentiment de recevoir une quantité importante de mails que vous ne lisez jamais ?

Et si vous profitiez de ce début d’année pour reprendre le contrôle sur votre boîte mail ?

Pourquoi est-ce si important
d’optimiser la gestion
de vos mails ?

Pour gagner en sérénité.

• Pour être plus efficace dans votre travail.

• Pour être plus réactifs dans vos relations avec vos collègues et vos clients.

• Pour gagner du temps et donc de l’argent.

• Pour limiter votre empreinte environnementale.

• Pour que l’information importante soit conservée au bon endroit, en toute sécurité et retrouvée rapidement.

djunga

Comme toujours, quand il s’agit d’optimiser l’organisation de vos données, la démarche doit se faire en deux étapes :

1) Mettre en place des bonnes pratiques à appliquer dès à présent pour arrêter l’hémorragie.

2) Traiter l’arriéré progressivement pour ne pas se sentir submergé par le travail à réaliser. Dans cet article, je vous donne quelques astuces pour vous aider à mettre en place la première étape.

Pour limiter le nombre de mails reçus

1/

 Désabonnez-vous des Newsletters et mails promotionnels inutiles. Créez éventuellement une adresse poubelle qui ne sert qu’à vous inscrire sur des sites commerciaux pour des commandes en ligne.

 

2/

 Évitez les mails de politesse inutile. entre collègues (merci, bien reçu, etc.). Ils polluent la boîte mail et génèrent du trafic de données.

 

3/

 Evitez de mettre 15 personnes en copie d’un mail si ce n’est pas absolument nécessaire. Vous éviterez ainsi que 15 personnes vous répondent ou que la boîte mail de certains de vos collègues soit envahie de mails qu’ils ne prendront pas le temps d’ouvrir.

 

4/

 Utilisez une application qui vous permet de communiquer avec vos collègues sans passer par une boîte mail (ex. : Slack, Teams). Vous limiterez ainsi les conversations à rallonge par mail.

 

5/

 Groupez les informations dans un même mail plutôt que d’envoyer 10 mails différents à une même personne. De 1 à 5 points à traiter : faites un sommaire en début de mail pour aider la personne à s’y retrouver et indiquez clairement en gras les questions pour lesquelles vous attendez une réponse. Développez ensuite votre propos. Si la personne n’a pas le temps de lire votre mail, elle pourra identifier facilement les questions qui requièrent une réponse rapide. Au-delà de 5 points, si l’explication à donner est trop longue ou si vous avez besoin d’une réponse urgente : prenez votre téléphone ou déplacez-vous jusqu’au bureau de votre collègue !

 

Pour désengorger votre boîte mail

1/

 Supprimez régulièrement vos spams et le contenu de votre corbeille.

 

2/

 Accordez-vous une plage horaire quotidiennepour traiter les mails dont la réponse ne vous demande pas plus de 5 minutes (réponse oui ou non, remplir un doodle, etc.).

 

3/

 Supprimez progressivement les mails qui ne comportent pas d’information essentielle ou dont l’information est périmée (ex. : un mail de la poste qui vous indique que votre colis a été livré, un mail vous invitant à remplir un doodle, un WeTransfer dont vous avez chargé les fichiers).

 

4/

 Ne faites apparaître que vos mails « non lus » dans votre boîte principale et indiquez comme « lu » tous ceux que vous n’avez pas ouverts au bout de 6 mois (ou supprimez-les). Si vous ne les avez pas ouverts, c’est qu’ils ne contiennent probablement pas d’informations essentielles.

 

5/

 Supprimez les signatures avec images. Elles génèrent du trafic de données et alourdissent inutilement votre boîte mail.