Comment protéger et organiser vos données de façon optimale en période de télétravail ?
Le télétravail est devenu la norme pour une grande partie des travailleurs en 2020. Il a entraîné dans son sillage une profonde modification des pratiques au sein du monde de l’entreprise : utilisation de plus en plus fréquente d’outils de travail collaboratifs, mise à disposition de son ordinateur personnel pour effectuer des tâches professionnelles et décentralisation des espaces de stockage de données (clé USB, espace cloud, disque dur local). Avec pour conséquence un risque accru de perte d’information et de désordre numérique.
Pour éviter de perdre du temps, gagner en sérénité et en qualité de travail, vous pouvez agir rapidement en appliquant quelques règles simples :
Protégez vos données !
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Demandez à votre employeur de vous fournir un ordinateur portable sécurisé qui vous donne accès directement aux serveurs et applications utilisés par l’entreprise.
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Si vous utilisez votre propre ordinateur, sécurisez-le en installant un bon anti-virus et en lançant régulièrement une analyse de votre système. Vous éviterez non seulement le vol de données mais également un ralentissement intempestif de votre machine.
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Changez régulièrement le mot de passe de votre ordinateur.
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Sécurisez votre routeur domestique en changeant régulièrement votre mot de passe.
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Si possible, sauvegardez vos fichiers directement sur le serveur de votre entreprise. A défaut, effectuez une copie régulière de vos données sur un disque dur externe ou un espace cloud.
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Choisissez un cloud éthique qui assure la sécurité et la confidentialité des données stockées.
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Si vous travaillez avec votre équipe ou vos clients dans un espace collaboratif public de type Google Drive, supprimez les fichiers sur lesquels vous ne travaillez plus et évitez d’y mettre des informations sensibles.
Appliquez des règles de bonne gouvernance !
- Si vous n’avez pas accès directement au serveur de votre entreprise, travaillez chez vous dans un seul et même répertoire dont vous ferez une copie quotidienne sur une clé USB, un disque dur externe ou un espace cloud. Vous devez absolument éviter la dispersion de vos fichiers.
- Reproduisez votre arborescence pro dans votre répertoire central de travail. Copiez-y les documents dont vous avez besoin pour travailler chez vous et enregistrez-y les nouveaux fichiers que vous produisez à distance. Dès que vous pouvez, effectuez un transfert de vos données vers le serveur de l’entreprise pour en assurer la conservation à long terme.
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Si vous recevez des documents importants par mail (contrats, rapports, factures, etc.), ne les laissez pas dans votre boîte de réception en vous disant que vous irez les rechercher plus tard. Enregistrez-les directement dans le bon dossier et supprimez-les de votre boîte mail.
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Sauf cas exceptionnel, ne conservez que la dernière version d’un fichier pour limiter les risques d’encombrement et de désordre dans votre arborescence.
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Quand vous téléchargez un fichier, classez-le directement dans un dossier dédié de votre arborescence. Ne le laissez pas dans votre répertoire de téléchargement, surtout si vous effectuez des modifications dessus.
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S’il n’en existe pas déjà dans votre entreprise, définissez des règles de nommage en fonction des types de documents que vous produisez quotidiennement. Celles-ci vous permettront de retrouver rapidement l’information que vous cherchez.
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Si vous devez travailler en équipe sur un même document, préférez les espaces de travail collaboratifs (serveur de l’entreprise ou cloud) plutôt que l’envoi de fichiers par mail. Non seulement vous créez du trafic inutile mais en plus vous risquez de ne plus vous y retrouver dans les différentes versions envoyées.
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